Employeur : tout savoir sur le remboursement des frais professionnels

Frais professionnels : quelles obligations pour l’employeur et le salarié ?

Dans le cadre de leur activité professionnelle, les salariés peuvent être amenés à engager des dépenses nécessaires à l’exercice de leurs fonctions : déplacements, repas, hébergement, télétravail… Ces frais professionnels doivent être pris en charge par l’employeur, conformément aux dispositions légales et aux règles fixées par l’URSSAF.

Cependant, la mise en place du remboursement peut varier en fonction de la nature des frais, des modalités de remboursement et des plafonds d’exonération sociale. Afin d’éviter toute erreur et de respecter les obligations légales, il est essentiel de bien comprendre les règles de prise en charge et d’indemnisation des frais professionnels en entreprise.

Sommaire

1. Frais professionnels : quelles obligations pour l’employeur et le salarié ?
2. Qu'est-ce que les frais professionnels ?
3. Remboursement et exonérations
4. Différences avec les avantages en nature
5. Plafonds URSSAF 2025
6. FAQ
7. Conclusion

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Qu'est-ce que les frais professionnels ?

Les frais professionnels sont des dépenses engagées par un salarié dans le cadre de son activité professionnelle et qui doivent être prises en charge par l’employeur. Selon le Bulletin Officiel de la Sécurité Sociale (BOSS), il s’agit de charges spéciales inhérentes à la fonction ou à l’emploi du salarié et nécessaires à l’accomplissement de ses missions.

Exemples de frais professionnels remboursables

Les dépenses pouvant être qualifiées de frais professionnels comprennent notamment :

• Frais de transport : abonnement aux transports en commun, indemnités kilométriques si le salarié utilise son véhicule personnel ;
• Frais de repas : lorsque le salarié est en déplacement ou contraint de prendre ses repas hors de son domicile ;
• Frais de télétravail : indemnisation des coûts liés à l’utilisation d’équipements informatiques, d’internet ou d’un local spécifique ;
• Frais de mobilité : dépenses engagées en cas de changement de domicile pour raison professionnelle ;
• Frais d’hébergement et de déplacement : pour les missions temporaires nécessitant un logement ou des trajets longs ;
• Dépenses liées aux outils numériques : remboursement de l’utilisation d’un ordinateur, smartphone ou tablette pour un usage professionnel.

Distinction entre frais professionnels et avantages en nature

Il est essentiel de ne pas confondre frais professionnels et avantages en nature.

• Les frais professionnels sont des dépenses avancées par le salarié pour les besoins de son emploi et doivent être remboursées par l’employeur.
• Les avantages en nature, en revanche, sont des biens ou services mis gratuitement à disposition du salarié par l’employeur et constituent une forme de rémunération en nature soumise à cotisations sociales.

Exemples d’avantages en nature

Les avantages en nature peuvent inclure :

• Un logement de fonction ;
• Un véhicule de fonction ;
• La prise en charge d’un téléphone portable ou ordinateur à usage personnel.

Le remboursement des frais professionnels est-il obligatoire ?

Oui, un employeur a l’obligation de rembourser les frais professionnels exposés par un salarié pour l’exécution de ses missions (Cass. soc., 25 mars 2010, n° 08-43.156).

Toute clause contractuelle prévoyant que le salarié supporte seul ces frais est réputée non écrite (Cass. soc., 14 sept. 2017, n° 16-14.279).

Toutefois, l’entreprise peut opter pour une prise en charge forfaitaire si elle est prévue par la convention collective ou un accord d’entreprise.

Les méthodes de remboursement des frais professionnels

L’employeur peut rembourser les frais professionnels de deux manières :

1. Le remboursement au réel : basé sur les dépenses réellement engagées et justifiées par des factures.
2. Le remboursement sous forme d’allocations forfaitaires : des sommes fixes déterminées par l’URSSAF, sans obligation de fournir des justificatifs.

Remboursement au réel

L’employeur doit rembourser les frais sur présentation de justificatifs précis, prouvant que les dépenses ont été engagées dans l’intérêt de l’entreprise et qu’elles ne sont pas exagérées (Cass. soc., 30 mars 2022, n° 20-17.509).

Aucune limite d’exonération ne s’applique puisque les frais sont remboursés à hauteur des dépenses réelles.

Exemples de frais remboursés au réel :

• Frais de télétravail ;
• Déménagement lié à une mobilité professionnelle ;
• Utilisation d’outils numériques pour un usage strictement professionnel.

Remboursement sous forme d’allocations forfaitaires

Pour certains frais, l’employeur peut verser une indemnité forfaitaire, sans obligation de justificatif, à condition qu’elle respecte les plafonds fixés par l’URSSAF.

Si l’allocation forfaitaire dépasse ces plafonds, l’employeur doit justifier les dépenses réelles ou bien réintégrer l’excédent dans l’assiette des cotisations sociales.

Les exonérations de cotisations sociales sur les frais professionnels

Les remboursements des frais professionnels peuvent être exonérés de cotisations sociales sous certaines conditions :

• Pour un remboursement au réel, il faut justifier les frais engagés.
• Pour une allocation forfaitaire, il ne faut pas dépasser les plafonds fixés par l’URSSAF.

Si les plafonds sont dépassés, deux cas de figure se présentent :

1. L’employeur ne prouve pas l’utilisation des sommes : elles sont réintégrées en totalité dans l’assiette des cotisations sociales.
2. L’employeur justifie les dépenses réelles : seule la fraction excédentaire est réintégrée dans l’assiette des cotisations.

Les plafonds d’exonération urssaf en 2025

L’URSSAF fixe chaque année des plafonds d’exonération pour certaines indemnités forfaitaires. Pour 2025, voici quelques plafonds :

• Indemnité de repas en grand déplacement : 21,10 € (Paris et petite couronne), 56,10 € (autres départements).
• Frais de logement et petit-déjeuner en grand déplacement : 75,60 € (Paris et petite couronne), 56,10 € (autres départements).
• Indemnités de mobilité professionnelle :
  • 84 € par jour pour l’hébergement provisoire ;
  • 1 683,80 € pour l’installation dans un nouveau logement (+ 140,40 € par enfant à charge).
• Allocation forfaitaire pour l’usage des outils numériques : 54,50 € par mois.

Ces plafonds permettent à l’employeur de verser des indemnités forfaitaires sans avoir à fournir de justificatifs, tant qu’ils ne sont pas dépassés.

Points à retenir sur le remboursement des frais professionnels

• Les frais professionnels doivent être remboursés par l’employeur, sauf convention collective contraire.
• Deux méthodes existent : remboursement au réel ou sous forme d’allocations forfaitaires.
• Les remboursements peuvent être exonérés de cotisations sociales, sous certaines conditions.
• L’URSSAF fixe chaque année des plafonds d’exonération pour les allocations forfaitaires.

Les employeurs doivent veiller à respecter les règles de remboursement pour éviter tout redressement de l’URSSAF et garantir un traitement équitable des frais engagés par leurs salariés.

Conclusion

Le remboursement des frais professionnels est une obligation pour l’employeur dès lors que les dépenses sont engagées dans l’intérêt de l’entreprise. La prise en charge peut s’effectuer au réel, sur présentation de justificatifs, ou sous forme d’allocations forfaitaires, selon les règles fixées par l’URSSAF.

Toutefois, il est primordial de veiller au respect des plafonds d’exonération et aux obligations de justification, sous peine de redressement en cas de contrôle. En mettant en place une politique claire et conforme aux dispositions légales, les entreprises sécurisent leur gestion sociale tout en garantissant un traitement équitable à leurs salariés.

FAQ

1. Quels sont les frais professionnels obligatoirement remboursés par l’employeur ?

Les frais professionnels sont des dépenses engagées par un salarié dans l’intérêt de l’entreprise et qui doivent être remboursées par l’employeur. L’article L. 1222-1 du Code du travail impose à l’employeur de prendre en charge ces frais, sans pouvoir les imputer sur la rémunération du salarié.
Les frais obligatoirement remboursables incluent notamment :

• Les frais de transport (abonnement aux transports en commun, indemnités kilométriques si le salarié utilise son véhicule personnel) ;
• Les frais de repas (déjeuners pris en déplacement professionnel ou impossibilité de déjeuner à domicile) ;
• Les frais de télétravail (compensation des coûts liés à l’usage de matériel informatique, internet ou aménagement d’un espace de travail) ;
• Les frais de mobilité professionnelle (dépenses liées à un déménagement pour des raisons professionnelles) ;
• Les frais d’hébergement et de déplacement (lorsque la mission professionnelle impose des nuitées à l’extérieur).

Tout employeur refusant de rembourser ces frais peut être poursuivi devant le Conseil de prud’hommes, le salarié pouvant exiger un remboursement rétroactif accompagné d’intérêts de retard.

2. Quelle est la différence entre frais professionnels et avantages en nature ?

Les frais professionnels sont des dépenses avancées par le salarié dans le cadre de son travail et qui lui sont remboursées par l’employeur. À l’inverse, un avantage en nature correspond à un bien ou un service mis gratuitement à la disposition du salarié et constitue une forme de rémunération soumise à cotisations sociales.

Exemples de frais professionnels :

• Abonnement aux transports en commun pour les déplacements professionnels ;
• Achat de fournitures ou d’outils numériques nécessaires à l’activité du salarié ;
• Frais de repas en mission.

Exemples d’avantages en nature :

• Un véhicule de fonction mis à disposition pour un usage professionnel et personnel ;
• Un logement de fonction fourni par l’entreprise ;
• Un ordinateur ou smartphone fourni par l’entreprise pour un usage privé.

Les tickets restaurant, bien qu’ils soient une aide alimentaire, sont considérés par l’URSSAF comme une participation aux frais professionnels et non comme un avantage en nature.

3. Sous quelle forme l’employeur peut-il rembourser les frais professionnels ?

Le remboursement des frais professionnels peut être effectué selon deux modalités :

1. Le remboursement au réel : L’employeur rembourse les dépenses réellement engagées par le salarié sur présentation de justificatifs précis (factures, notes de frais). Ce mode de remboursement est obligatoire pour certains frais comme :
   • Les frais de télétravail ;
   • Les frais engagés pour l’achat de matériel professionnel (ordinateur, logiciels spécifiques) ;
   • Les frais liés à une mutation ou un détachement à l’étranger.
2. Le remboursement sous forme d’allocations forfaitaires : L’entreprise peut décider de rembourser les frais sous forme d’indemnités fixes, sans obligation de fournir de justificatifs, à condition de respecter les plafonds d’exonération fixés par l’URSSAF.
   • Si l’indemnité respecte les plafonds, elle est exonérée de cotisations sociales.
   • Si elle dépasse les plafonds, l’employeur doit justifier les dépenses réelles, sous peine de réintégration dans l’assiette des cotisations sociales.

Ces modes de remboursement doivent être prévus dans le contrat de travail, la convention collective ou un accord d’entreprise pour garantir leur conformité avec la réglementation.

4. Comment les remboursements de frais professionnels sont-ils exonérés de cotisations sociales ?

Les remboursements de frais professionnels peuvent être exonérés de cotisations sociales sous certaines conditions :

• Remboursement au réel : L’exonération est automatique si les frais sont justifiés et raisonnables. L’URSSAF peut effectuer un contrôle pour s’assurer que les sommes remboursées correspondent aux dépenses engagées.
• Indemnités forfaitaires : Pour être exonérées, elles doivent respecter les plafonds d’exonération fixés par l’URSSAF.

En cas de dépassement des plafonds, deux situations sont possibles :

1. L’employeur ne peut pas prouver que l’indemnité correspond à des frais réels → Réintégration totale des sommes dans l’assiette des cotisations sociales.
2. L’employeur prouve que le salarié a réellement engagé ces frais → Seule la fraction excédentaire est réintégrée dans l’assiette.

L’URSSAF contrôle régulièrement les remboursements de frais professionnels pour éviter les dérives et lutter contre les compléments de rémunération déguisés.

5. Quels sont les plafonds d’exonération URSSAF pour 2025 ?

L’URSSAF fixe chaque année des plafonds d’exonération permettant aux entreprises de rembourser certains frais professionnels sous forme d’allocations forfaitaires sans justificatif.

Voici quelques exemples de plafonds en 2025 :

• Indemnité de repas en grand déplacement :
  • 21,10 € pour Paris et la petite couronne ;
  • 56,10 € pour les autres départements.
• Frais d’hébergement et de petit-déjeuner en grand déplacement :
  • 75,60 € pour Paris et la petite couronne ;
  • 56,10 € pour les autres départements.
• Indemnité de mobilité professionnelle :
  • 84 € par jour pour l’hébergement provisoire dans la limite de 9 mois ;
  • 1 683,80 € pour l’installation dans un nouveau logement (+ 140,40 € par enfant à charge, plafonné à 2 104,70 €).
• Allocation forfaitaire pour l’utilisation d’outils numériques : 54,50 € par mois.

Ces plafonds permettent aux employeurs de simplifier la gestion des remboursements, tout en bénéficiant d’exonérations de cotisations sociales, tant que les montants ne sont pas dépassés.