Employeurs, salariés : comment fonctionnent les frais de repas en 2025 ?

Remboursement des frais de repas : barème et conditions

Les frais de repas constituent une dépense professionnelle courante pour de nombreux salariés et travailleurs indépendants. Qu’ils soient engagés lors d’un déplacement professionnel, d’un travail sur chantier ou d’une obligation de rester sur le lieu de travail, ces frais peuvent être remboursés par l’employeur ou déduits fiscalement sous certaines conditions.

Toutefois, leur prise en charge obéit à des règles strictes, encadrées par le Code du travail et le Code général des impôts. En 2025, de nouveaux plafonds d’exonération s’appliquent aux indemnités de repas, modifiant les seuils de remboursement et les conditions de déduction.

Cet article détaille les modalités de remboursement des frais de repas, les conditions d’exonération des cotisations sociales et les règles applicables aux travailleurs indépendants.

Sommaire

1. Remboursement des frais de repas : barème et conditions
2. Qu’est-ce que les frais de repas en entreprise ? Qui peut en bénéficier ?
3. Quand l’employeur doit-il rembourser les frais de repas du salarié ?
4. Comment calculer l’indemnité de frais de repas ?
5. Quel est le régime social des indemnités de repas ?
6. Déduction des frais de repas pour les travailleurs indépendants
7. FAQ

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Qu’est-ce que les frais de repas en entreprise ? Qui peut en bénéficier ?

Les frais de repas sont considérés comme des frais professionnels, c’est-à-dire des dépenses engagées par un salarié ou un travailleur indépendant dans le cadre de son activité professionnelle. Ils ne doivent pas être assimilés à des dépenses personnelles et doivent être nécessaires à l’exercice de la mission pour être éligibles à un remboursement ou à une déduction fiscale.

Définition et cadre légal

Selon l’article L. 1221-1 du Code du travail, un employeur a l’obligation de prendre en charge les frais professionnels exposés par le salarié, dès lors qu’ils sont imposés par les nécessités de son travail. Ces frais ne doivent pas constituer un avantage en nature mais bien une compensation des charges supplémentaires liées à l’exercice de l’activité.

Le Code général des impôts (CGI), notamment son article 81, prévoit que les indemnités de repas versées par l’employeur peuvent être exonérées de cotisations sociales, sous réserve que :

• Le salarié soit contraint d’engager ces dépenses pour l’exercice de son activité.
• Les frais ne soient pas excessifs et restent dans les limites des barèmes d’exonération établis par l’Urssaf.

Situations ouvrant droit à la prise en charge des frais de repas

Les frais de repas peuvent être pris en charge par l’employeur ou déduits par un travailleur indépendant dans plusieurs cas spécifiques :

1. Les repas pris lors d’un déplacement professionnel
   Lorsqu’un salarié est envoyé en mission ou doit effectuer un déplacement professionnel, il peut être amené à prendre ses repas en dehors de son domicile habituel ou des locaux de l’entreprise. L’employeur doit alors rembourser ces frais, soit au réel, sur présentation des justificatifs, soit via une indemnité forfaitaire exonérée de cotisations sociales si elle respecte le plafond légal en vigueur.
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2. Les repas pris sur un chantier ou en dehors des locaux de l’entreprise pour des raisons professionnelles
   Certains secteurs d’activité, comme le BTP (bâtiment et travaux publics) ou les métiers itinérants, impliquent que les salariés ne puissent retourner ni à leur domicile ni à leur lieu de travail habituel pour déjeuner. Dans ces situations, l’employeur doit verser une indemnité compensatoire, même si le salarié n’a pas d’obligation de prendre son repas dans un restaurant. Cette disposition permet de tenir compte des contraintes spécifiques du poste et d’assurer un traitement équitable des travailleurs en mobilité.
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3. Les repas pris sur le lieu de travail lorsque les conditions d’organisation ne permettent pas de déjeuner à domicile
   Certains salariés peuvent être contraints de prendre leur repas sur place en raison :
   • D’horaires spécifiques (travail en équipe, travail posté, horaires fractionnés, travail de nuit…).
   • De contraintes organisationnelles qui empêchent de regagner leur domicile pendant la pause repas.
   • D’une absence d’espace de restauration à proximité, rendant impossible un retour au domicile dans un temps raisonnable.

Dans ce cas, l’employeur peut verser une indemnité de repas qui sera exonérée de cotisations sociales si elle respecte les plafonds fixés par l’Urssaf.

Ces différentes situations montrent que les frais de repas sont des charges inhérentes à l’exercice d’une activité professionnelle et qu’ils doivent être remboursés ou compensés dans des conditions bien définies par le Code du travail et la législation fiscale.

Quand l’employeur doit-il rembourser les frais de repas du salarié ?

L’obligation de remboursement des frais de repas repose sur le principe selon lequel ces dépenses sont inhérentes à l’activité professionnelle et imposées par les conditions de travail du salarié. Selon l’article L. 1221-1 du Code du travail, les employeurs doivent prendre en charge ces frais lorsque le salarié ne peut pas organiser son repas dans des conditions habituelles.

Plusieurs situations spécifiques justifient ce remboursement :

1. Déplacement professionnel : obligation de l’employeur

Lorsqu’un salarié est envoyé en mission ou en déplacement temporaire, il peut être amené à déjeuner ou dîner hors de son domicile et de son lieu de travail habituel.

Dans ce cas, l’employeur doit indemniser ces frais, dès lors que :

• Le salarié ne peut raisonnablement regagner son domicile ou son bureau pour prendre son repas.
• Le repas est nécessaire à l’accomplissement de la mission professionnelle.
• Les frais engagés sont justifiés et conformes aux limites d’exonération en vigueur.

Le remboursement peut être effectué sur présentation des justificatifs de dépenses (frais réels) ou via une indemnité forfaitaire, dont le montant est fixé chaque année par l’Urssaf.

2. Travailleurs du BTP et autres salariés itinérants : une indemnité spécifique

Les salariés des métiers du bâtiment et travaux publics (BTP), ainsi que les travailleurs exerçant en itinérance, doivent parfois se restaurer sur le terrain, en dehors des locaux de leur entreprise.

L’article D. 3231-7 du Code du travail prévoit une indemnité de repas spécifique pour ces salariés, même lorsqu’ils ne prennent pas leur repas au restaurant. Cette indemnité vise à compenser :

• L’impossibilité de rentrer chez soi ou d’accéder à un espace de restauration habituel.
• Les dépenses supplémentaires imposées par la mobilité professionnelle.

Ce principe s’applique également aux commerciaux, techniciens de maintenance, chauffeurs-livreurs, et autres professions nécessitant des déplacements réguliers.

3. Contraintes organisationnelles : le salarié contraint de prendre son repas sur place

Dans certaines entreprises, l’organisation du travail empêche les salariés de quitter leur lieu de travail pour déjeuner. L’employeur doit alors indemniser les frais de repas lorsque :

• Les horaires sont décalés (travail en équipe, en rotation, de nuit, ou en horaires fractionnés).
• Le temps de pause est insuffisant pour permettre au salarié de regagner son domicile ou un restaurant.
• L’environnement de travail ne permet pas d’accéder à un espace de restauration à proximité.

Dans ces situations, l’indemnisation peut se faire via une prime panier repas ou une allocation forfaitaire, exonérée de cotisations sociales sous conditions.

En résumé, l’employeur est tenu de rembourser les frais de repas dès lors que le salarié est contraint d’engager ces dépenses pour l’exécution de son travail. Le mode de remboursement (forfait ou frais réels) dépend du cadre légal applicable et des plafonds d’exonération définis chaque année.

Comment calculer l’indemnité de frais de repas ?

L’indemnisation des frais de repas repose sur deux méthodes distinctes : le remboursement des frais réels et l’allocation forfaitaire. Le choix entre ces deux options dépend des modalités internes de l’entreprise, des pratiques du secteur d’activité et du respect des plafonds d’exonération fixés par l’Urssaf.

1. Le remboursement des frais réels : une prise en charge sur justificatifs

Le remboursement au réel signifie que l’employeur prend en charge le montant exact des frais engagés par le salarié, sous réserve de présentation des justificatifs (factures, tickets de caisse, notes de restaurant, etc.).

Conditions à respecter :

• Le salarié doit justifier ses dépenses en fournissant des pièces comptables attestant de ses frais de repas.
• Les frais doivent être raisonnables et liés à une obligation professionnelle (déplacement, chantier, contrainte organisationnelle).
• En cas de contrôle, l’Urssaf peut vérifier la conformité des remboursements et exiger que ceux-ci correspondent à des dépenses réellement engagées dans le cadre du travail.

✅ Avantages :
✔ Permet de rembourser précisément les dépenses engagées.
✔ Apporte une transparence fiscale et comptable en cas de contrôle.

❌ Inconvénients :
✘ Processus administratif plus lourd (gestion des justificatifs, vérifications).
✘ Risque de discussions sur la légitimité de certaines dépenses.

2. L’indemnité forfaitaire : un remboursement simplifié

Plutôt que de traiter chaque justificatif individuellement, l’employeur peut choisir d’indemniser les frais de repas sous la forme d’une allocation forfaitaire.

Caractéristiques de l’indemnité forfaitaire :

• Elle est versée sans que le salarié ait à présenter de justificatif.
• Elle est exonérée de cotisations sociales à condition de respecter les plafonds d’exonération fixés par l’Urssaf.
• Si le montant versé dépasse ces plafonds, l’excédent est soumis aux cotisations sociales.

✅ Avantages :
✔ Simplifie la gestion administrative en évitant le traitement des justificatifs.
✔ Garantit un montant fixe pour les salariés.

❌ Inconvénients :
✘ Peut être désavantageux pour les salariés si leurs dépenses dépassent l’indemnité forfaitaire.
✘ Nécessite de respecter les plafonds en vigueur pour éviter un redressement de l’Urssaf.

Les employeurs doivent donc choisir la méthode la plus adaptée à leur organisation, en tenant compte des obligations légales et des conditions de travail des salariés.

Quel est le régime social des indemnités de repas ?

L’employeur peut bénéficier d’une exonération de cotisations sociales sur les indemnités de repas si :

• Il prouve que la situation impose au salarié de prendre ses repas hors de son domicile.
• Le montant remboursé ne dépasse pas le plafond d’exonération fixé par l’Urssaf.

Si le remboursement dépasse ce plafond, la part excédentaire est considérée comme un avantage en nature, donc soumise à cotisations sociales et impôt sur le revenu.

Déduction des frais de repas pour les travailleurs indépendants

Les travailleurs indépendants relevant du régime des BIC (bénéfices industriels et commerciaux) ou des BNC (bénéfices non commerciaux) peuvent également déduire leurs frais de repas de leur bénéfice imposable sous certaines conditions.

Conditions de déductibilité

1. Dépense engagée dans l’intérêt de l’entreprise
   Les frais doivent être nécessaires à l’exercice de l’activité (déplacement professionnel, repas d’affaires, intervention sur site...).
2. Dépense justifiée
   L’article 39 du CGI impose de conserver les factures et autres justificatifs pour prouver la nécessité de la dépense.
3. Respect des plafonds de déduction
   La déduction est plafonnée à 21,10 € par repas en 2025, après déduction de l’évaluation forfaitaire de l’avantage en nature repas, fixé à 5,45 €.

Exemple de calcul

Un consultant basé à Lyon se rend à Marseille pour rencontrer un client et dépense 18 € pour son repas au restaurant.

• Montant déductible = 18 € - 5,45 € = 12,55 €
• Si le repas avait coûté 25 €, la déduction aurait été plafonnée à 21,10 € - 5,45 € = 15,65 €

Conclusion

Le remboursement des frais de repas et leur traitement social et fiscal sont strictement encadrés afin d’éviter tout abus. Pour les salariés, l’employeur peut indemniser ces frais sous forme d’allocations forfaitaires ou de remboursement des dépenses réelles, sous réserve du respect des plafonds d’exonération fixés par l’Urssaf.

Pour les travailleurs indépendants, la déductibilité des frais de repas est conditionnée à l’intérêt professionnel de la dépense, son justificatif, et le respect des seuils fiscaux. Il est donc essentiel pour les employeurs et les indépendants de bien connaître ces règles afin d’optimiser la gestion de leurs frais professionnels tout en restant en conformité avec la législation en vigueur.

FAQ

1. Dans quels cas un salarié peut-il obtenir le remboursement de ses frais de repas ?

Le remboursement des frais de repas est possible lorsque le salarié est contraint d’engager des dépenses supplémentaires pour se restaurer dans le cadre de son activité professionnelle. Plusieurs situations ouvrent droit à cette indemnisation :

• Déplacement professionnel : lorsqu’un salarié est en mission et ne peut regagner son domicile ou son lieu de travail habituel pour déjeuner. L’employeur doit alors rembourser ses frais de repas, soit via un remboursement au réel (sur justificatifs), soit sous forme d’indemnité forfaitaire.
• Salariés du BTP et autres professions itinérantes : les travailleurs exerçant sur chantier ou en déplacement régulier bénéficient d’une indemnité repas, même s’ils ne mangent pas au restaurant.
• Contraintes organisationnelles : si le salarié est obligé de prendre son repas sur son lieu de travail en raison d’horaires spécifiques (travail posté, travail en équipe, travail de nuit, pause insuffisante), l’employeur doit verser une compensation financière.

Ces frais étant considérés comme des dépenses professionnelles, leur remboursement peut être exonéré de cotisations sociales, sous réserve du respect des plafonds définis par l’Urssaf.

2. Quel est le barème d’exonération des indemnités de repas en 2025 ?

L’Urssaf met à jour chaque année les plafonds d’exonération applicables aux indemnités de repas.

L’employeur peut verser ces allocations forfaitaires sans justificatif, à condition de ne pas dépasser ces seuils. Tout montant supérieur sera soumis aux cotisations sociales et à l’impôt sur le revenu.

3. Comment fonctionne le remboursement des frais de repas : frais réels ou allocation forfaitaire ?

Deux méthodes existent pour l’indemnisation des frais de repas :

1. Le remboursement au réel : le salarié doit fournir des justificatifs de ses dépenses (factures, tickets de caisse, notes de restaurant) pour être remboursé intégralement. Cette méthode est souvent utilisée pour les déplacements professionnels ponctuels.
2. L’allocation forfaitaire : l’employeur verse une indemnité fixe, dont le montant est défini par l’Urssaf. Cette option est plus simple à gérer car elle évite la gestion des justificatifs, mais elle est soumise à un plafond.

Si l’employeur choisit l’allocation forfaitaire, celle-ci est exonérée de charges tant qu’elle reste dans les limites prévues par l’Urssaf. Au-delà, la fraction excédentaire devient un avantage en nature, soumis aux cotisations sociales et à l’impôt.

4. Un employeur est-il obligé d’indemniser les frais de repas de ses salariés ?

L’employeur n’a pas d’obligation générale de payer les repas de ses salariés, sauf si ces derniers sont contraints d’engager des dépenses supplémentaires pour se restaurer dans le cadre de leur travail.

L’indemnisation devient obligatoire lorsque :

• Le salarié est en déplacement professionnel et ne peut pas regagner son domicile ou son lieu de travail habituel.
• Le salarié du BTP ou d’un métier itinérant doit prendre son repas hors des locaux de l’entreprise.
• L’organisation du travail impose au salarié de manger sur son lieu de travail, sans possibilité de rentrer chez lui.

Dans ces cas, le remboursement peut se faire via une indemnité forfaitaire ou au réel. Si l’employeur ne respecte pas ces obligations, le salarié peut contester et demander un remboursement.

5. Les travailleurs indépendants peuvent-ils déduire leurs frais de repas de leur bénéfice imposable ?

Les travailleurs indépendants relevant des BIC (bénéfices industriels et commerciaux) ou des BNC (bénéfices non commerciaux) peuvent déduire leurs frais de repas sous certaines conditions.

Pour que la déduction soit possible :

• Le repas doit être lié à l’activité professionnelle (rendez-vous client, déplacement pour mission, intervention sur site).
• L’entrepreneur ne doit pas pouvoir rentrer chez lui pour déjeuner, la distance entre son domicile et son lieu de travail étant un critère déterminant.
• Les dépenses doivent être justifiées par des factures ou tickets de restaurant.

Plafonds applicables en 2025 :

• Seule la fraction excédant 5,45 € (évaluation forfaitaire de l’avantage en nature) est déductible.
• La déduction est plafonnée à 21,10 € TTC par repas.

Exemple concret :
Un entrepreneur basé à Lille se rend à Paris pour un rendez-vous professionnel et dépense 18 € pour son repas.

• Montant déductible : 18 € - 5,45 € = 12,55 €.
• Si le repas coûte 25 €, seule la somme 21,10 € - 5,45 € = 15,65 € sera déductible.

Si ces conditions ne sont pas respectées, l’administration fiscale peut refuser la déduction et considérer ces frais comme des dépenses personnelles.