Factures en attente : actions concrètes pour garantir vos paiements

Retards de règlement : les meilleures solutions pour éviter les impayés

Le retard de paiement se définit comme le non-règlement d’une facture à l’échéance prévue. Ce phénomène touche l’ensemble des secteurs d’activité et peut sérieusement fragiliser la trésorerie des entreprises créancières.

Selon une étude KPMG-Sidetrade publiée en novembre 2020, 3 factures sur 10 sont payées en retard, exposant les entreprises à des risques de liquidité, voire à des difficultés financières majeures.

Outre les conséquences financières, les retards de paiement nuisent également à la relation commerciale entre le débiteur et le créancier, entraînant parfois des litiges judiciaires. Face à cette problématique, il est impératif pour toute entreprise d’anticiper ces retards et de mettre en place des mécanismes efficaces pour garantir le respect des délais de paiement.

Sommaire

1. Introduction
2. Conséquences des retards de paiement
3. Relancer ses clients avant l’échéance
4. Recourir à l’affacturage
5. Mettre en place un processus interne rigoureux
6. Engager une procédure de recouvrement
7. FAQ

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Les conséquences des retards de paiement

Pour l’entreprise créancière

Le retard de paiement impacte directement la trésorerie, un élément vital pour le bon fonctionnement d’une entreprise. Un manque de liquidités peut conduire à :

• Des difficultés à payer les fournisseurs, entraînant un effet boule de neige dans la chaîne économique.
• Une incapacité à investir dans le développement de nouveaux projets.
• Une augmentation des besoins en fonds de roulement (BFR), ce qui limite la capacité d’investissement.
• Des risques de défaillance financière pouvant mener à un redressement ou une liquidation judiciaire.

L’entreprise doit également consacrer des ressources humaines et financières à la gestion des créances impayées, ce qui alourdit ses coûts de fonctionnement.

Pour l’entreprise débitrice

Une entreprise qui accumule des retards de paiement s’expose à :

• Des pénalités de retard, calculées selon les dispositions de l’article L. 441-10 du Code de commerce. Le taux d’intérêt appliqué ne peut être inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal.
• Une indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 €, prévue par décret pour couvrir les frais de relance.
• Une dégradation de son image et de sa crédibilité auprès des partenaires financiers et commerciaux.
• D’éventuelles poursuites judiciaires en cas de non-paiement persistant.

Pour éviter ces désagréments, plusieurs recours existent afin de limiter les risques liés aux retards de paiement.

1. Relancer ses clients avant l’échéance

La relance préventive est une mesure simple mais efficace pour éviter les impayés. Elle consiste à contacter le client avant la date d’échéance pour s’assurer que le règlement interviendra à temps.

Cette démarche peut inclure :

• Une confirmation de la bonne réception de la facture.
• Une vérification de l’absence de litiges ou d’erreurs susceptibles de bloquer le paiement.
• Une confirmation du calendrier de paiement avec le service comptable du client.

L’article 1344 du Code civil prévoit que le débiteur est mis en demeure de payer dès l’échéance du délai convenu. Une relance régulière permet donc d’anticiper cette situation et d’éviter un contentieux ultérieur.

2. Recourir à l’affacturage

L’affacturage est une solution permettant à une entreprise de sécuriser sa trésorerie en cédant ses créances commerciales à un établissement financier spécialisé, appelé factor. Ce dernier avance les fonds correspondant aux factures émises avant leur échéance et prend en charge le recouvrement auprès des clients débiteurs.

Fonctionnement de l’affacturage

L’affacturage repose sur un contrat entre l’entreprise et le factor, qui définit les conditions de prise en charge des créances. Ce mécanisme se déroule généralement en plusieurs étapes :

1. L’entreprise cède ses créances au factor, qui en devient propriétaire.
2. Le factor avance immédiatement une partie du montant des factures, généralement entre 80 % et 90 % du total, ce qui permet d’éviter des problèmes de trésorerie.
3. Le factor gère le recouvrement, relance les clients et encaisse les paiements.
4. Une fois le paiement effectué par le débiteur, le factor reverse à l’entreprise le solde restant, après déduction des frais de gestion et de financement.

Les avantages de l’affacturage

Ce dispositif présente plusieurs bénéfices majeurs pour les entreprises confrontées à des retards de paiement fréquents :

• Un paiement immédiat des factures, permettant d’améliorer la trésorerie et de financer les charges courantes sans attendre l’échéance des règlements.
• Une externalisation du recouvrement, ce qui allège la charge administrative et évite à l’entreprise de mobiliser du temps et des ressources pour relancer ses clients.
• Une protection contre le risque d’insolvabilité, lorsque l’affacturage est souscrit avec une assurance-crédit, couvrant les factures en cas de défaillance du client.
• Une meilleure gestion du besoin en fonds de roulement (BFR), en réduisant l’écart entre les sorties de trésorerie (paiement des fournisseurs, salaires) et les entrées d’argent.

Les différents types d’affacturage

Il existe plusieurs formes d’affacturage adaptées aux besoins spécifiques des entreprises :

1. Affacturage classique : l’entreprise cède ses créances au factor, qui se charge du recouvrement.
2. Affacturage confidentiel : le client final ignore l’existence du factor et continue à payer directement l’entreprise, qui reverse ensuite les montants perçus au factor.
3. Affacturage avec recours : en cas de non-paiement par le débiteur, l’entreprise doit rembourser le factor.
4. Affacturage sans recours : le factor assume le risque d’impayé, protégeant ainsi l’entreprise contre la défaillance du débiteur.
5. Affacturage inversé : utilisé par les grandes entreprises pour garantir un paiement rapide à leurs fournisseurs en faisant appel à un factor.

Les obligations légales de l’affacturage

L’affacturage est encadré juridiquement par les articles L. 313-23 et suivants du Code monétaire et financier, qui définissent les modalités de cession des créances professionnelles. Selon ces dispositions :

• Les créances doivent être certaines, liquides et exigibles pour être cédées.
• La cession est effective dès la notification au débiteur, sauf en cas d’affacturage confidentiel.
• Le factor peut agir en recouvrement judiciaire si le débiteur ne s’acquitte pas de sa dette.

Enfin, bien que l’affacturage offre une solution efficace contre les retards de paiement, il implique des coûts non négligeables (frais de gestion, commission sur les créances), ce qui nécessite une évaluation préalable pour s’assurer de sa rentabilité.

3. Mettre en place un processus interne rigoureux

Une entreprise peut réduire considérablement le risque de retard de paiement en instaurant des procédures internes adaptées. Une gestion efficace des créances commence dès la négociation contractuelle et se poursuit tout au long de la relation commerciale. Un processus structuré permet non seulement de prévenir les impayés, mais aussi d’optimiser le recouvrement des factures.

Évaluer la solvabilité des clients

Avant d’accorder un délai de paiement, il est primordial de vérifier la solvabilité des clients. Cette évaluation peut se faire par :

• La consultation des bases de données financières (Infogreffe, BODACC, sociétés spécialisées en scoring de crédit).
• L’analyse des bilans comptables et des indicateurs financiers de l’entreprise cliente.
• La demande de garanties (caution bancaire, garantie personnelle du dirigeant).
• La limitation des délais de paiement pour les nouveaux clients, en optant pour un paiement comptant ou un acompte à la commande.

Une vérification préalable de la solidité financière d’un client permet d’anticiper d’éventuelles difficultés de paiement et d’adapter les conditions de règlement en conséquence.

Encadrer les conditions générales de vente (CGV)

Les Conditions Générales de Vente (CGV) sont un outil essentiel pour sécuriser les paiements. Elles doivent impérativement mentionner :

• Le délai de règlement des factures (30, 45 ou 60 jours maximum après émission, conformément à l’article L. 441-10 du Code de commerce).
• Les pénalités de retard en cas de non-paiement dans les délais. Selon la réglementation, ces pénalités ne peuvent être inférieures à trois fois le taux d’intérêt légal.
• L’indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 €, applicable en cas de retard de paiement (décret n° 2012-1115 du 2 octobre 2012).
• Les clauses de réserve de propriété, permettant au fournisseur de rester propriétaire des biens vendus jusqu’au paiement intégral de la facture (article 2367 du Code civil).

Les CGV doivent être clairement communiquées aux clients et acceptées avant toute transaction, ce qui facilite la mise en œuvre des sanctions en cas de retard.

Mettre en place un suivi strict des paiements

Un suivi rigoureux des factures est indispensable pour éviter les retards de paiement. Pour cela, l’entreprise peut :

• Automatiser l’envoi des rappels de paiement avant et après l’échéance.
• Mettre en place un logiciel de gestion des créances, permettant de suivre en temps réel les règlements et d’envoyer des alertes.
• Dédier un service ou une personne au suivi des factures clients.

Un calendrier précis des relances peut être établi :

• Une première relance avant l’échéance, sous forme de courriel ou d’appel téléphonique.
• Une relance à J+1 après échéance, en rappelant les obligations contractuelles.
• Une mise en demeure à J+15, indiquant l’application des pénalités de retard.
• Une procédure de recouvrement à J+30, si aucune action n’a été engagée par le débiteur.

Un suivi proactif permet de limiter les retards et d’éviter que les créances ne deviennent irrécouvrables.

Anticiper et encadrer les retards de paiement

Même avec des précautions en amont, certains clients peuvent rencontrer des difficultés financières. Il est donc recommandé de prévoir des mesures adaptées :

• Proposer un échéancier de paiement, formalisé par écrit, pour éviter une cessation de paiement brutale.
• Instaurer des pénalités progressives en cas de retard prolongé.
• Exiger des garanties supplémentaires en cas de difficultés récurrentes.

L’application de ces mesures permet d’améliorer la gestion du poste client et d’éviter les risques de non-paiement qui pourraient fragiliser l’entreprise.

Le cadre légal du paiement des factures

L’article L. 441-10 du Code de commerce impose un délai maximum de 60 jours après émission de la facture, sauf exceptions prévues par la loi ou accords spécifiques plus favorables.

Certaines entreprises sont soumises à des délais de paiement spécifiques, notamment :

• 30 jours pour les entreprises de transport routier de marchandises.
• 45 jours fin de mois pour certaines activités du secteur BTP.

En cas de non-respect des délais de paiement, l’entreprise débitrice s’expose à des sanctions financières, pouvant aller jusqu’à 2 millions d’euros d’amende en cas d’abus.

4. Engager une procédure de recouvrement

Lorsque toutes les démarches amiables échouent, il devient nécessaire d’enclencher un recouvrement judiciaire.

Recouvrement amiable

Avant toute action en justice, il est recommandé d’envoyer une mise en demeure formelle, conformément à l’article 1344 du Code civil. Ce courrier doit rappeler l’obligation légale du débiteur à honorer sa dette sous peine de poursuites.

En parallèle, une entreprise peut :

• Mandater une société de recouvrement, un huissier de justice ou un avocat spécialisé.
• Négocier un échéancier de paiement avec le débiteur.

Recouvrement judiciaire

Si le débiteur ne s’exécute pas, différentes procédures existent :

• L’injonction de payer : une procédure rapide permettant d’obtenir un titre exécutoire auprès du tribunal compétent.
• L’assignation en paiement devant le Tribunal de commerce pour une créance commerciale.
• Les saisies sur les biens ou les comptes bancaires du débiteur après obtention d’un titre exécutoire.

En cas de retard répété, le créancier peut également engager la responsabilité contractuelle du débiteur, en invoquant une inexécution des obligations contractuelles.

Conclusion

Le retard de paiement constitue une menace sérieuse pour la santé financière des entreprises. Une gestion proactive est essentielle pour prévenir ces situations et éviter des conséquences potentiellement dramatiques sur la trésorerie.

Adopter des mesures préventives, comme la relance client, l’affacturage, ou la mise en place de processus internes rigoureux, permet de limiter considérablement le risque d’impayés. En cas d’échec, des recours judiciaires existent pour contraindre un débiteur à honorer ses engagements.

Face à l’augmentation des factures impayées, chaque entreprise doit structurer sa politique de gestion des paiements afin d’éviter des situations financières délicates et garantir sa pérennité.

FAQ

1. Quels sont les principaux recours en cas de retard de paiement ?

Un retard de paiement peut compromettre la trésorerie d’une entreprise et nuire à sa stabilité financière. Il existe plusieurs recours efficaces pour récupérer les sommes dues :

• Relance amiable : Contactez le débiteur avant et après l’échéance pour rappeler ses obligations et vérifier qu’il n’existe aucun litige bloquant le paiement. L’envoi d’un courrier de relance peut accélérer le règlement.
• Mise en demeure : Si les relances restent infructueuses, un courrier recommandé avec accusé de réception (article 1344 du Code civil) formalisant une demande de paiement sous délai peut être envoyé.
• Affacturage : Céder ses créances à un établissement financier spécialisé permet d’obtenir un paiement immédiat et d’externaliser le recouvrement.
• Recouvrement judiciaire : Si le débiteur ne règle toujours pas, différentes procédures existent : injonction de payer (articles 1405 à 1425 du Code de procédure civile), assignation devant le Tribunal de commerce ou saisie des biens du débiteur.
• Application des pénalités de retard : Conformément à l’article L. 441-10 du Code de commerce, des intérêts de retard calculés à trois fois le taux d’intérêt légal ainsi qu’une indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 € peuvent être réclamés.

2. Comment sécuriser ses transactions pour éviter les impayés ?

La prévention est essentielle pour éviter les retards de paiement. Voici quelques bonnes pratiques à adopter :

• Évaluer la solvabilité des clients avant d’accepter un paiement différé. Utilisez des bases de données comme Infogreffe ou des agences de notation financière.
• Exiger des garanties comme un acompte, une caution bancaire ou une assurance-crédit pour les transactions à risque.
• Rédiger des conditions générales de vente (CGV) claires et contraignantes, incluant :
  • Un délai de règlement (30 à 60 jours maximum selon l’article L. 441-10 du Code de commerce).
  • Des pénalités de retard et une clause de réserve de propriété (article 2367 du Code civil), empêchant le transfert de propriété avant le paiement intégral.
• Mettre en place un suivi strict des paiements via un logiciel de gestion des créances, qui envoie des alertes automatiques avant l’échéance.
• Programmer des relances préventives pour rappeler aux clients leurs obligations et éviter tout retard involontaire.

3. Que faire si un client refuse de payer malgré les relances ?

Si un client refuse de payer malgré plusieurs relances, voici les étapes à suivre :

1. Mise en demeure : Envoyez un courrier recommandé avec accusé de réception, rappelant l’obligation légale de paiement sous 8 à 15 jours. Ce document est souvent nécessaire en cas de procédure judiciaire ultérieure.
2. Tentative de conciliation : Un médiateur commercial ou un avocat spécialisé peut intervenir pour trouver une solution amiable.
3. Recours judiciaire : Plusieurs options existent selon le montant de la créance et la situation du débiteur :
   • Injonction de payer : Procédure rapide permettant d’obtenir une ordonnance d’exécution forcée (articles 1405 à 1425 du Code de procédure civile).
   • Assignation en paiement devant le Tribunal de commerce pour une créance commerciale.
   • Procédure collective si le débiteur est en difficulté financière (redressement, liquidation judiciaire).
4. Saisies et exécution forcée : Si le tribunal condamne le débiteur, il est possible de procéder à une saisie sur compte bancaire, une saisie-vente des biens, ou une saisie de rémunération avec l’aide d’un huissier de justice.

4. Quelles sont les sanctions légales pour les entreprises retardataires ?

Le non-respect des délais de paiement expose les entreprises fautives à des sanctions financières sévères :

• Pénalités de retard : Selon l’article L. 441-10 du Code de commerce, le taux d’intérêt applicable ne peut être inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal.
• Indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 € par facture impayée (décret n° 2012-1115 du 2 octobre 2012).
• Sanctions administratives : La DGCCRF peut infliger des amendes allant jusqu’à 2 millions d’euros en cas d’abus répétés ou de pratiques systématiques de retard de paiement (article L. 441-16 du Code de commerce).
• Risque de poursuites judiciaires : Une entreprise qui refuse intentionnellement de payer peut être assignée en justice et condamnée à des dommages et intérêts pour préjudice financier causé au créancier.

Les grandes entreprises doivent également publier leurs délais de paiement moyens dans leurs comptes annuels. Un non-respect de cette obligation peut entraîner des sanctions financières.

5. L’affacturage est-il une solution adaptée à toutes les entreprises ?

L’affacturage permet aux entreprises de céder leurs créances à un factor, qui leur avance les fonds et prend en charge le recouvrement. Bien qu’il offre plusieurs avantages (amélioration de la trésorerie, réduction du risque d’impayés, gestion externalisée des relances), cette solution n’est pas adaptée à toutes les entreprises.

L’affacturage est recommandé si :

• L’entreprise souffre de problèmes de trésorerie récurrents en raison de délais de paiement longs.
• Elle gère un volume important de factures clients et souhaite automatiser le recouvrement.
• Les créances sont solides et peu contestables, car les factors refusent souvent les créances litigieuses.

L’affacturage peut être inadapté si :

• Les marges bénéficiaires sont faibles : Les frais d’affacturage (1 à 5 % du montant des factures) peuvent être trop élevés.
• L’entreprise souhaite conserver une relation commerciale directe avec ses clients (certaines sociétés préfèrent éviter que leurs clients sachent qu’un factor est impliqué).
• Elle traite avec des clients ayant des délais de paiement très longs ou des risques d’insolvabilité élevés, ce qui peut entraîner un refus du factor.

L’affacturage est encadré par les articles L. 313-23 et suivants du Code monétaire et financier. Avant d’y recourir, il est conseillé de comparer plusieurs offres et d’analyser l’impact financier sur l’activité de l’entreprise.