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Dans le cadre de leur activité professionnelle, les salariés sont régulièrement amenés à engager des dépenses nécessaires à l’exécution de leurs missions : déplacements, repas, télétravail, usage d’outils numériques…
Ces frais professionnels, strictement définis par la réglementation, doivent faire l’objet d’un remboursement encadré par l’employeur. Mais quelles sont les règles applicables ? Quelles formes peut prendre ce remboursement ? Et comment bénéficier des exonérations de cotisations sociales prévues par l’URSSAF ?
À travers une analyse fondée sur les textes en vigueur et les positions du Bulletin officiel de la Sécurité sociale (BOSS), defendstesdroits.fr vous éclaire sur les modalités de prise en charge de ces frais au sein de l’entreprise.
L’employeur a l’obligation légale de prendre en charge les frais engagés par le salarié lorsqu’ils sont directement liés à l’exercice de ses fonctions. Ces frais, qualifiés de frais professionnels, ne peuvent en aucun cas être déduits ou compensés avec la rémunération due au salarié.
Cette règle découle de l’article L. 3261-2 du Code du travail, selon lequel les dépenses engagées dans l’intérêt de l’entreprise doivent être supportées par l’employeur, sauf disposition spécifique prévue par la loi.
Cette position est renforcée par la jurisprudence constante, notamment un arrêt de la chambre sociale de la Cour de cassation en date du 25 février 1998 (n° 95-44.096), qui rappelle que la mise à la charge du salarié de dépenses professionnelles constitue une violation du principe de non-imputation sur salaire.
En outre, toute clause contractuelle visant à transférer ces charges au salarié est nulle et réputée non écrite, conformément à l’article L. 8221-5 du Code du travail. Cette règle vise à protéger le pouvoir d’achat du salarié et à éviter tout abus de position de la part de l’employeur.
Une seule dérogation est admise : lorsqu’un remboursement forfaitaire est convenu par avance, à condition expresse que la rémunération versée reste au moins égale au SMIC ou au minimum conventionnel applicable dans la branche professionnelle. Dans ce cas, le montant forfaitaire doit être fixé de manière raisonnable et proportionnée aux frais réellement exposés.
En dehors des frais obligatoirement remboursables, l’employeur peut choisir, à titre discrétionnaire, de prendre en charge d’autres types de frais, même s’il n’y est pas légalement tenu. Cette possibilité lui permet de proposer un complément d’avantages sociaux, souvent perçu comme un levier de motivation et de fidélisation des salariés.
À titre d’exemple, un employeur peut décider de rembourser les frais de carburant, les dépenses d’alimentation d’un véhicule électrique, ou encore les coûts engagés pour se rendre au travail à l’aide d’un vélo personnel, d’un engin de déplacement motorisé, ou via un covoiturage. Ce type de prise en charge peut se faire dans le cadre d’un “forfait mobilités durables”, prévu par l’article L. 3261-3-1 du Code du travail.
Ce forfait, instauré dans une logique de transition écologique, permet à l’employeur de verser jusqu’à 700 euros par an (plafond en vigueur en 2025) exonérés de cotisations sociales et fiscales, si les conditions fixées par l’URSSAF sont respectées.
Il est toutefois essentiel de rappeler que, dans ces cas facultatifs, aucune obligation n’incombe à l’employeur, sauf si la prise en charge a été formalisée dans un accord collectif, une décision unilatérale de l’employeur, ou intégrée au contrat de travail. Dans ces hypothèses, l’engagement devient alors juridiquement contraignant.
Deux formes principales de remboursement sont prévues :
Le salarié avance les frais, puis fournit des justificatifs (factures, tickets, reçus) pour se faire rembourser. Ce mode de remboursement est obligatoire dans certains cas, notamment :
Ce remboursement est exonéré de cotisations sociales, à condition que les frais soient justifiés, raisonnables et engagés dans l’intérêt de l’entreprise (BOSS, rubrique “frais professionnels”).
Dans les autres cas, l’employeur peut opter pour un forfait mensuel ou journalier, sans obligation de justificatifs individuels, à condition que le montant :
Les plafonds d’exonération sont régulièrement réévalués, et les montants versés dans ce cadre bénéficient d’une présomption de bonne utilisation, selon le BOSS.
Oui, les remboursements de frais professionnels peuvent être exclus de l’assiette des cotisations sociales, mais uniquement sous certaines conditions, fixées par la réglementation et précisées dans le Bulletin officiel de la Sécurité sociale (BOSS).
Lorsque l’employeur rembourse les frais sur la base des dépenses réellement engagées par le salarié, les sommes peuvent être exonérées de cotisations sociales à condition que :
En l’absence de justificatif ou si les montants apparaissent disproportionnés, le remboursement est réintégré dans l’assiette des cotisations, en tant que complément de rémunération.
Lorsqu’un montant forfaitaire est versé pour couvrir les frais professionnels, il est présumé exonéré de cotisations sociales à condition qu’il :
Dans ce cas, l’employeur n’a pas à exiger de justificatifs précis de la part du salarié. Cette tolérance repose sur une présomption de conformité à l’usage professionnel.
Si le montant versé dépasse les plafonds d’exonération URSSAF, deux situations peuvent se présenter :
Cette logique s’inscrit dans une volonté de sécurisation des pratiques de remboursement, et en cas de contrôle, l’URSSAF peut demander à vérifier la cohérence entre les frais déclarés, les montants versés, et la nature des missions confiées au salarié.
Parmi les principaux plafonds applicables cette année :
Ces montants sont fixés par l’URSSAF et publiés annuellement dans le Bulletin officiel de la Sécurité sociale. Ils constituent le référentiel principal en matière d’exonération sociale des frais professionnels.
Souhaites-tu que je poursuive avec un développement sur les bonnes pratiques de gestion interne des frais professionnels ?
La gestion des frais professionnels repose sur un équilibre entre sécurité juridique et souplesse administrative. L’employeur doit veiller à adopter un mode de remboursement conforme au cadre légal – qu’il s’agisse du remboursement au réel ou forfaitaire – tout en respectant les plafonds d’exonération fixés annuellement par l’URSSAF.
Toute erreur ou négligence dans ce domaine peut entraîner un redressement en cas de contrôle. Il est donc essentiel de mettre en place des procédures claires, documentées et conformes aux textes applicables.
L’employeur a l’obligation de rembourser tous les frais engagés par le salarié dans l’intérêt de l’entreprise, pour l’exécution de son contrat de travail. Il s’agit notamment des frais de déplacement, repas, télétravail, usage d’outils personnels à des fins professionnelles, ou encore des dépenses de mobilité. Cette obligation repose sur l’article L. 3261-2 du Code du travail et la jurisprudence (Cass. soc., 25 février 1998). Toute clause contractuelle mettant ces frais à la charge du salarié est réputée non écrite. Le non-remboursement expose l’employeur à des contentieux prud’homaux ou à un redressement URSSAF.
Un frais professionnel est une dépense avancée par le salarié dans le cadre de son activité professionnelle, qui doit ensuite être remboursée par l’employeur. En revanche, un avantage en nature correspond à un bien ou service mis à disposition gratuitement ou à tarif préférentiel par l’employeur pour un usage personnel (ex : véhicule de fonction, logement, téléphone). Cette distinction est importante car les frais professionnels sont exonérés de cotisations sociales, sous conditions, alors que les avantages en nature sont en principe intégrés à la base de calcul des cotisations sociales et fiscales.
Les sommes versées au titre du remboursement de frais professionnels peuvent être exonérées de cotisations sociales, à condition de respecter les règles fixées par l’URSSAF et le Bulletin officiel de la Sécurité sociale (BOSS). Deux cas sont à distinguer :
Oui, l’employeur peut verser des indemnités forfaitaires pour certains frais professionnels (repas, déplacements, télétravail), sans exigence de justificatif, à condition que les montants respectent les plafonds d’exonération fixés par l’URSSAF. Ces plafonds sont actualisés chaque année (ex : 21,10 € pour un repas en grand déplacement en 2025). En dessous de ces seuils, les allocations bénéficient d’une présomption de bonne utilisation. En revanche, si le plafond est dépassé, l’employeur doit être en mesure de prouver la réalité et la nécessité des frais engagés pour conserver le bénéfice de l’exonération.
Une mauvaise gestion des remboursements expose l’employeur à plusieurs risques juridiques et financiers :
