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L'organisation d'entretiens avec les salariés est un élément central de la gestion des ressources humaines.
En effet, ces entretiens permettent non seulement de respecter les obligations légales, mais aussi de favoriser l'évolution professionnelle des salariés et d'améliorer la performance globale de l'entreprise.
Dans ce cadre, trois types d'entretiens se démarquent :
Contrairement à une croyance répandue, l'entretien annuel d'évaluation n'est pas imposé par le Code du travail.
Cependant, il peut être rendu obligatoire par une convention ou un accord collectif.
Cet entretien, généralement tenu une fois par an, permet de faire le point sur l'année écoulée et de fixer les objectifs futurs.
Il offre une opportunité pour l'employeur et le salarié de discuter des performances, de soulever des problèmes rencontrés, et de formaliser ces échanges par écrit.
Il est essentiel que cet entretien soit bien préparé et ne soit pas improvisé.
Cet entretien permet de :
Les informations collectées doivent avoir un lien direct avec l'évaluation des compétences.
Il est interdit d'aborder des sujets tels que l'état de santé ou l'appartenance syndicale, au risque d'être accusé de discrimination.
Obligatoire pour tous les employeurs dès l'embauche du premier salarié, l'entretien professionnel est encadré par l'article L6315-1 du Code du travail.
Il doit être organisé tous les deux ans et a pour but de définir un projet professionnel pour le salarié, tout en tenant compte des besoins de l'entreprise.
Cet entretien doit être proposé systématiquement après certaines absences, telles qu'un congé de maternité, un congé parental, un congé de proche aidant, ou encore un congé sabbatique.
Il constitue un outil stratégique pour les employeurs, permettant d'établir une gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) qui s'aligne à la fois sur les aspirations du salarié et sur la stratégie de l'entreprise.
L'entretien professionnel est également une occasion de discuter des opportunités de formation, de mobilité interne, ou encore de reconversion au sein de l'entreprise ou du groupe, et de définir les actions à mettre en œuvre pour concrétiser ces objectifs.
En ce sens, il permet d'anticiper les évolutions futures et de mieux accompagner les salariés dans leur carrière.
L'entretien relatif au suivi de la charge de travail et à l'équilibre vie professionnelle/vie privée est encadré par l'article L3121-65 du Code du travail.
Cet entretien est obligatoire pour les salariés travaillant sous une convention de forfait jours, et il doit être réalisé une fois par an.
Cet entretien est particulièrement important car il est souvent une source de contentieux.
En effet, l'absence de cet entretien ou une mauvaise conduite de celui-ci peut entraîner des conséquences juridiques lourdes pour l'employeur, notamment la nullité de la convention de forfait jours, le paiement d'heures supplémentaires ou encore des dommages et intérêts pour atteinte à la santé et à la sécurité du salarié.
L'objectif principal de cet entretien est de s'assurer que :
Cet entretien est une obligation légale qui doit être menée avec sérieux et méthode, car elle impacte directement le bien-être du salarié et, par extension, la performance de l'entreprise.
La Cour de Cassation a récemment statué sur la possibilité de réaliser plusieurs entretiens le même jour, à condition qu'ils soient distincts et répondent à des objectifs différents.
Par exemple, l'entretien professionnel et l'entretien d'évaluation peuvent avoir lieu le même jour, mais doivent être séparés pour éviter toute confusion.
Il est fortement recommandé de rédiger un compte rendu distinct pour chaque entretien, afin de conserver une trace écrite des échanges.
Ces documents jouent un rôle clé en cas de contentieux, car ils permettent de justifier les décisions prises et d'apporter des éléments de preuve devant les juridictions compétentes.
Les comptes rendus doivent être :
De plus, il est essentiel de mentionner ces documents dans le registre RGPD si des données personnelles y sont consignées.
L'absence d'entretien peut entraîner des conséquences lourdes pour l'employeur.
En cas de non-réalisation de l'entretien professionnel, le Code du travail prévoit des sanctions, telles qu'un abondement du compte personnel de formation du salarié, ou le versement de dommages et intérêts en cas de contentieux.
Pour les salariés au forfait jours, le non-respect de l'entretien peut entraîner la nullité de la convention de forfait jours, le paiement des heures supplémentaires réalisées, et le versement d'une indemnité pour travail dissimulé.
Les employeurs doivent donc être particulièrement vigilants quant à la tenue de ces entretiens, leur organisation et leur documentation, afin de se prémunir contre tout risque juridique.
1. Quels sont les entretiens obligatoires à organiser avec les salariés ?
Les employeurs sont légalement tenus d'organiser certains entretiens avec leurs salariés. Parmi eux, l'entretien professionnel, qui doit être réalisé tous les deux ans, l'entretien annuel d'évaluation (bien que non obligatoire, sauf disposition conventionnelle spécifique), et l'entretien de suivi de la charge de travail pour les salariés sous forfait jours. Ces entretiens permettent de répondre à des obligations légales tout en favorisant une gestion proactive des ressources humaines.
2. L'entretien annuel d'évaluation est-il obligatoire ?
L'entretien annuel d'évaluation n'est pas obligatoirement imposé par la loi. Cependant, il peut devenir obligatoire si une convention collective ou un accord d'entreprise le prévoit. Même en l'absence d'une obligation légale, cet entretien est fortement recommandé car il offre une opportunité de faire le point sur les performances, de fixer des objectifs, et d'aborder les perspectives de développement professionnel du salarié.
3. Quand doit-on organiser l'entretien professionnel ?
L'entretien professionnel doit être programmé tous les deux ans. Il doit également être proposé à certains moments clés de la carrière d'un salarié, notamment après un retour de congé maternité, congé parental, congé sabbatique, ou à l'issue d'une période d'arrêt maladie de longue durée. Cet entretien vise à discuter de l'évolution professionnelle du salarié et des formations nécessaires pour accompagner son parcours.
4. Quelle est l'importance de l'entretien relatif au suivi de la charge de travail ?
L'entretien sur la charge de travail est particulièrement crucial pour les salariés sous forfait jours. Il permet de s'assurer que la charge de travail reste raisonnable et gérable, en évitant des situations de surcharge qui pourraient nuire à la santé du salarié ou entraîner des conflits juridiques. Cet entretien contribue à maintenir un équilibre sain entre vie professionnelle et personnelle, élément essentiel pour le bien-être au travail.
5. Peut-on combiner plusieurs entretiens en une seule session ?
Il est possible de regrouper plusieurs entretiens en une seule session, à condition de bien distinguer les objectifs de chaque entretien. Par exemple, un entretien professionnel peut être couplé avec un entretien annuel d'évaluation, tant que chaque partie de l'entretien répond à des critères distincts et respecte les exigences légales et conventionnelles. Cette pratique peut être efficace pour optimiser le temps de l’employeur et du salarié, tout en respectant les obligations juridiques.
