Télétravail et remboursement des frais : ce que dit la loi

Salariés en télétravail : comment faire prendre en charge vos frais ?

Le télétravail s’est imposé comme une pratique courante, générant pour les salariés des frais spécifiques liés à l’exercice de leur activité à domicile. Ces dépenses, considérées sous certaines conditions comme des frais professionnels, peuvent faire l’objet d’un remboursement par l’employeur.

Cependant, cette prise en charge est-elle obligatoire ? Sous quelle forme et à quelles conditions peut-elle être effectuée ? Cet article fait le point sur la réglementation applicable en 2025.

Sommaire

1. Salariés en télétravail : comment faire prendre en charge vos frais ?
2. Les frais de télétravail doivent-ils être remboursés par l’employeur ?
3. Remboursement des frais de télétravail : réel ou forfaitaire ?
4. Quels frais peuvent être remboursés en télétravail ?
5. Déclaration des frais de télétravail aux impôts
6. FAQ
7. En conclusion

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Les frais de télétravail doivent-ils être remboursés par l’employeur ?

La prise en charge des frais professionnels engagés par un salarié en télétravail repose sur un principe jurisprudentiel bien établi. En effet, la Cour de cassation rappelle que l’employeur doit rembourser les frais exposés par le salarié pour les besoins de son activité et dans l’intérêt de l’entreprise (Cass. soc., 25 mars 2010, n° 08-44.865).

Toutefois, cette obligation n’est pas absolue. Selon l’Accord National Interprofessionnel (ANI) du 26 novembre 2020, la prise en charge des frais liés au télétravail dépend principalement de la politique de l’entreprise et des accords collectifs applicables.

En l’absence d’accord, l’employeur n’est pas tenu d’accorder une indemnité spécifique, sauf si le télétravail entraîne des dépenses incontournables pour le salarié.

L’article L. 1222-9 du Code du travail prévoit également que l’employeur doit s’assurer que le salarié en télétravail dispose des moyens nécessaires pour exercer son activité, mais sans imposer une obligation systématique de remboursement des frais.

Remboursement des frais de télétravail : réel ou forfaitaire ?

La prise en charge des frais de télétravail peut s’effectuer selon deux modalités distinctes, chacune répondant à des règles spécifiques et impliquant des obligations différentes pour l’employeur et le salarié.

Le remboursement au réel

Dans ce cas, l’employeur rembourse les frais réellement engagés par le salarié, à condition que ce dernier fournisse des justificatifs détaillés attestant des dépenses effectuées. Ce mode de prise en charge s’applique à des dépenses directement liées à l’exercice du télétravail, telles que :

• L’électricité : augmentation de la consommation due à l’utilisation prolongée d’un ordinateur, de l’éclairage, du chauffage ou de la climatisation.
• La connexion internet : si l’abonnement internet est indispensable à l’exercice des missions professionnelles, une quote-part des frais peut être remboursée.
• Le matériel de bureau : achat d’un écran externe, d’une chaise ergonomique, d’un bureau adapté, ainsi que des fournitures telles que du papier, des cartouches d’encre ou un clavier.
• Les équipements informatiques : participation aux frais liés à l’achat d’un ordinateur ou d’un logiciel spécifique nécessaire au bon déroulement des tâches professionnelles.

Ce remboursement repose sur un principe fondamental reconnu par la jurisprudence : les frais qu’un salarié engage pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’employeur doivent lui être remboursés (Cass. soc., 25 mars 2010, n° 08-44.865). En conséquence, un employeur ne peut imputer ces dépenses sur le salaire du salarié ni les considérer comme une charge personnelle.

Le remboursement au forfait

L’employeur peut également opter pour un remboursement sous forme d’indemnité forfaitaire, ce qui permet de simplifier la gestion administrative tout en assurant une prise en charge financière du télétravail. Toutefois, cette option est encadrée par la réglementation et doit respecter les plafonds d’exonération définis par l’Urssaf.

Selon l’arrêté du 20 décembre 2002 relatif aux frais professionnels, une indemnité forfaitaire peut être versée au salarié, à condition qu’elle soit justifiée par la nature des dépenses engagées. En 2025, les montants applicables sont les suivants :

• 2,70 euros par jour de télétravail, avec une limite de 59,40 euros par mois, si aucun accord collectif ne prévoit de conditions plus favorables.
• 3,25 euros par jour de télétravail, soit 71,50 euros par mois, si une convention collective ou un accord d’entreprise prévoit une prise en charge supérieure.

Ce mode de remboursement présente plusieurs avantages pour l’employeur :

• Il évite la gestion administrative complexe du remboursement au réel, qui nécessite la collecte et la vérification des justificatifs.
• Il offre une prévisibilité budgétaire, puisque le montant de l’indemnité est fixé à l’avance.
• Il permet d’exonérer ces sommes de cotisations sociales, sous réserve de respecter les plafonds définis par l’Urssaf.

Toutefois, l’allocation forfaitaire ne peut être versée que si l’employeur justifie que le salarié engage effectivement des frais professionnels liés au télétravail. En cas de contrôle, l’Urssaf pourra exiger des preuves de l’engagement de ces dépenses, même si elles ne sont pas remboursées au réel.

Ainsi, le choix entre le remboursement au réel et l’indemnité forfaitaire dépendra des accords conclus au sein de l’entreprise, de la nature des dépenses engagées et du cadre juridique applicable.

montant peut être porté à 3,25 euros par jour, soit 71,50 euros par mois, si une convention collective ou un accord d’entreprise prévoit une prise en charge supérieure.

Quels frais peuvent être remboursés en télétravail ?

Les frais pouvant être pris en charge par l’employeur se divisent en trois grandes catégories :

1. Les frais fixes et variables liés à l’usage d’un espace de travail à domicile :
   • Consommation d’électricité, chauffage, eau ;
   • Loyer ou quote-part du logement utilisée à titre professionnel (rarement remboursable sauf convention spécifique).
2. Les frais d’aménagement du poste de travail :
   • Achat d’un bureau, d’une chaise ergonomique, d’un écran externe ;
   • Adaptation du logement pour garantir de bonnes conditions de travail (ex. isolation phonique).
3. Les frais de fonctionnement :
   • Connexion internet et forfait mobile utilisé à des fins professionnelles ;
   • Achat de cartouches d’encre, papier, clavier, souris, etc.

Certains frais, tels que ceux liés à l’aménagement d’un local spécifique, ne peuvent pas être pris en charge sous forme d’indemnité forfaitaire et doivent être remboursés sur justificatif.

Déclaration des frais de télétravail aux impôts

Le salarié peut, sous certaines conditions, déduire ses frais de télétravail de son impôt sur le revenu. Deux cas de figure se présentent :

1. Aucune indemnité n’a été perçue :
   • Le salarié peut opérer une déduction forfaitaire de 10 % sur ses revenus.
   • Il peut opter pour la déduction des frais réels, dans la limite de 2,70 euros par jour de télétravail, soit 59,40 euros par mois.
2. Une indemnité a été perçue :
   • L’indemnité versée par l’employeur est exonérée d’impôt, sous réserve qu’elle respecte les plafonds de l’Urssaf.
   • Le salarié ne peut pas cumuler cette exonération avec la déduction des frais réels pour le télétravail.

Ces modalités fiscales sont précisées chaque année par l’administration fiscale dans le cadre de la déclaration de revenus.

L’enjeu du remboursement des frais professionnels liés au télétravail reste donc conditionné aux accords d’entreprise, aux conventions collectives applicables et aux choix opérés par l’employeur en matière de politique RH.

En conclusion

La prise en charge des frais de télétravail repose sur un équilibre entre les obligations légales et les accords internes à l’entreprise. Si l’employeur n’est pas tenu de verser une indemnité systématique, il doit néanmoins rembourser les dépenses engagées par le salarié lorsqu’elles sont nécessaires à l’exécution du contrat de travail. Le choix entre un remboursement au réel ou une allocation forfaitaire dépend des politiques internes et des plafonds définis par l’Urssaf.

D’un point de vue fiscal, le salarié peut déduire ces frais sous certaines conditions, tandis que l’indemnité versée par l’employeur bénéficie, sous réserve de plafonds, d’une exonération d’impôt.

Il est donc essentiel pour les entreprises de clarifier leurs engagements en matière de télétravail afin d’éviter tout litige et de garantir une équité de traitement entre les collaborateurs.

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