Convocation à l'entretien préalable : Quelles sont les modalités de remise de la lettre de convocation ?

Lorsqu'un employeur envisage de licencier un salarié pour motif personnel, il est tenu de respecter une procédure stricte afin d'éviter tout risque de contestation pour licenciement irrégulier. Une des étapes obligatoire de cette procédure est la convocation à un entretien préalable au licenciement, qui doit être réalisée selon des modalités spécifiques.

Comment un employeur doit-il convoquer un salarié à un entretien préalable ?

Pour convoquer un salarié à un entretien préalable au licenciement, l'employeur doit respecter une procédure formelle, prévue par le Code du travail, afin de garantir les droits du salarié et de s'assurer que celui-ci est correctement informé de la démarche en cours. La convocation doit être réalisée de manière officielle, et la loi prévoit deux moyens principaux pour ce faire :

1. Par lettre recommandée avec accusé de réception (AR) :
   Selon l’article L1232-2 du Code du travail, l'employeur doit convoquer le salarié à un entretien préalable par lettre recommandée avec accusé de réception. Ce mode d'envoi est largement utilisé car il offre une preuve tangible de la date d'envoi et de réception de la convocation, assurant ainsi que le salarié est officiellement informé. L’accusé de réception garantit que le salarié a bien reçu la convocation, ce qui est essentiel pour respecter le délai légal de cinq jours ouvrables avant l’entretien. Ce délai est calculé à partir du lendemain de la réception de la lettre, permettant au salarié de se préparer et d’organiser une éventuelle assistance.
2. En main propre contre décharge :
   Toujours selon l’article L1232-2 du Code du travail, l'employeur a également la possibilité de remettre la lettre de convocation directement au salarié en main propre. Dans ce cas, il est nécessaire que le salarié signe une décharge confirmant la réception de la convocation avec la date précise de remise. Cette décharge sert de preuve officielle que la convocation a été effectivement remise, empêchant ainsi toute contestation de la procédure. En signant la décharge, le salarié reconnaît la réception de la convocation, ce qui déclenche le délai légal de cinq jours ouvrables avant l'entretien.

Ces deux méthodes de remise de la convocation sont essentielles pour garantir que le salarié est informé de manière claire et officielle de l’entretien préalable au licenciement. Elles protègent les droits du salarié, en lui permettant de préparer sa défense, de demander l’assistance d’une personne de son choix (comme un délégué du personnel ou un conseiller), et de contester le licenciement en cas d’irrégularité de la procédure.

Que doit contenir la lettre de convocation ?

La lettre de convocation à un entretien préalable doit comporter plusieurs éléments obligatoires pour être conforme aux exigences légales. Ces éléments sont détaillés dans l’article L1232-2 du Code du travail et comprennent :

1. L'objet de la convocation :
   La lettre doit clairement indiquer qu’elle a pour objet de convoquer le salarié à un entretien préalable en vue d’une éventuelle mesure de licenciement. Cette précision est essentielle pour que le salarié soit conscient de la nature et de la gravité de la démarche entreprise par l’employeur.
2. La date et l'heure de l'entretien :
   Il est obligatoire d’inclure la date et l’heure de l’entretien dans la lettre de convocation. L’entretien peut avoir lieu pendant un jour habituellement travaillé par le salarié ou un autre jour, mais il doit permettre au salarié de se préparer correctement. La mention de ces informations garantit que le salarié dispose du temps nécessaire pour organiser sa défense et préparer sa réponse aux motifs de licenciement.
3. Le lieu de l'entretien :
   En règle générale, l’entretien se déroule sur le lieu de travail ou au siège de l’entreprise. Toutefois, selon les circonstances, comme l’éloignement géographique, il est possible d’organiser l’entretien dans un autre lieu, voire par visioconférence. Cette flexibilité doit être justifiée par des motifs légitimes et raisonnables.
4. L'assistance possible pour le salarié :
   Le Code du travail, à l’article L1232-4, prévoit que le salarié a le droit de se faire assister par une personne de son choix, qui peut être un membre du personnel ou un conseiller extérieur (par exemple, un conseiller du salarié). La lettre de convocation doit impérativement informer le salarié de ce droit et préciser où il peut consulter la liste des conseillers disponibles, notamment auprès de l’inspection du travail ou de la mairie. Cette information est cruciale car elle assure que le salarié est pleinement conscient de ses droits à être assisté et qu’il peut exercer ce droit s’il le souhaite.

Quel est le délai à respecter entre la convocation et l'entretien ?

Une fois la lettre de convocation remise, l'entretien préalable au licenciement ne peut avoir lieu qu'après un délai de cinq jours ouvrables.

Ce délai est fixé par l'article L1232-2 du Code du travail, qui impose que le salarié dispose d'un minimum de temps pour préparer sa défense et, si nécessaire, organiser une assistance pour l'entretien.

Le délai de cinq jours ouvrables commence à courir à partir du lendemain de la remise en main propre de la convocation ou de la première présentation de la lettre recommandée avec accusé de réception (AR) au domicile du salarié. Ce délai ne compte pas le jour de la remise ou de la présentation et exclut les jours fériés et les dimanches.

Ce temps permet au salarié de prendre connaissance des motifs du licenciement envisagé, de préparer ses arguments en réponse, et d'exercer son droit de se faire assister par une personne de son choix, qu'il s'agisse d'un collègue ou d'un conseiller extérieur. En ne respectant pas ce délai, l'employeur se met en faute, et la procédure de licenciement peut être contestée pour irrégularité.

Que faire en cas de convocation irrégulière ?

Si l'employeur ne respecte pas les modalités de convocation ou les délais prescrits par la loi, le salarié a le droit de contester la régularité de la procédure de licenciement devant le Conseil de prud’hommes.

En cas d'irrégularité, telle qu'une convocation remise sans respecter le délai de cinq jours ouvrables ou un défaut d'information sur les droits du salarié, ce dernier peut solliciter des dommages et intérêts pour le préjudice subi.

Selon l'article L1235-2 du Code du travail, l'indemnité pour licenciement irrégulier peut atteindre un mois de salaire si l'irrégularité est avérée, et cela indépendamment de la cause réelle et sérieuse du licenciement.

En effet, même si le motif de licenciement est légitime, le non-respect des procédures formelles comme celles de la convocation peut entraîner des sanctions financières pour l'employeur.

Il est donc essentiel que l'employeur suive scrupuleusement les règles établies pour la convocation à un entretien préalable au licenciement. Un manquement à ces obligations peut non seulement donner lieu à une contestation par le salarié, mais également entraîner des sanctions et des compensations financières, même si le licenciement est justifié sur le fond.

En cas de difficulté n'hésitez pas à nous contacter sur defendstesdroits.fr

FAQ

Quelles sont les conséquences d'un refus de recevoir la lettre de convocation ?
Si un salarié refuse de recevoir la lettre de convocation, que ce soit par lettre recommandée avec accusé de réception ou en main propre contre décharge, l’employeur peut quand même poursuivre la procédure de licenciement. Le refus de réception n’empêche pas le déroulement de l’entretien préalable, mais il est important que l’employeur dispose de preuves tangibles du refus, comme un courrier non retiré ou un refus écrit du salarié. Ces preuves peuvent être utiles en cas de contestation devant le Conseil de prud’hommes.

Peut-on reporter l’entretien préalable au licenciement ?
Le report de l’entretien préalable est possible, mais ce n'est pas un droit automatique pour le salarié. Si le salarié demande un report, l’employeur peut l'accepter ou le refuser à sa discrétion. Cependant, l’employeur doit veiller à ce que tout report n'entrave pas les droits du salarié ou ne viole pas les délais légaux de procédure. En général, l’employeur doit informer le salarié de toute modification du rendez-vous par écrit.

Un salarié en arrêt maladie peut-il être convoqué à un entretien préalable ?
Oui, un salarié en arrêt maladie peut être convoqué à un entretien préalable. L'arrêt de travail pour maladie ne suspend pas la procédure de licenciement. Le salarié peut choisir de se rendre à l’entretien, même s'il est en arrêt. En pratique, un report de l’entretien peut être demandé par le salarié, mais ce report n'est pas obligatoire pour l’employeur, sauf si l'état de santé du salarié ne permet pas de se déplacer ou de participer.

Est-il possible de se faire assister par un avocat lors de l’entretien préalable ?
Lors de l’entretien préalable, le salarié peut se faire assister par un membre du personnel de l’entreprise ou par un conseiller extérieur, comme prévu par le Code du travail. Bien que l’assistance par un avocat ne soit pas explicitement mentionnée dans les textes légaux, rien n’empêche le salarié de se faire accompagner par un avocat si l'employeur l'accepte. Cependant, l’employeur n’est pas obligé de permettre cette assistance et pourrait s’y opposer, car la présence d'un avocat pourrait transformer l'entretien en un cadre plus contentieux.

Que se passe-t-il si l'employeur omet de mentionner le droit à l'assistance dans la lettre de convocation ?
Si l’employeur omet d’informer le salarié de son droit à se faire assister lors de l’entretien dans la lettre de convocation, cela constitue une irrégularité de procédure. Le salarié peut alors contester le licenciement sur la base de cette omission, car il n'a pas été pleinement informé de ses droits. En cas de contestation devant le Conseil de prud’hommes, le salarié pourrait obtenir des dommages et intérêts pour licenciement irrégulier, même si le licenciement est fondé sur une cause réelle et sérieuse.