Non-paiement du complément des charges par le locataire : quelles démarches entreprendre ?

La gestion des charges locatives est une composante essentielle de la relation entre propriétaire et locataire. Lorsque les charges sont sous-évaluées pendant la durée de la location, une régularisation devient nécessaire. Cependant, il arrive que le locataire refuse de payer le complément qui lui est réclamé après la régularisation. Pour le propriétaire, il est crucial de connaître les droits et recours disponibles pour faire valoir ses créances.

1. Comprendre la régularisation des charges locatives

La régularisation des charges locatives est une procédure légale qui permet de comparer les provisions pour charges payées par le locataire avec les dépenses réelles engagées par le propriétaire pour les charges récupérables.

L'article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 encadre cette pratique et impose au propriétaire de procéder à une régularisation au moins une fois par an.

Les charges récupérables, également appelées charges locatives, incluent notamment les dépenses liées à l'entretien des parties communes, le chauffage collectif, l'eau, les taxes d'enlèvement des ordures ménagères, ainsi que les frais de syndic. Pendant la location, le locataire verse chaque mois une provision pour charges, en plus de son loyer.

À la fin de l'année, ou lorsque le syndic de copropriété clôture les comptes, le propriétaire doit régulariser ces provisions en comparant les montants provisionnés aux montants réellement dépensés.

Si les provisions versées par le locataire s’avèrent insuffisantes pour couvrir les charges réelles, il est de sa responsabilité de payer le complément. Cette obligation persiste même après le départ du locataire, car la régularisation des charges peut intervenir après la fin du bail, notamment lorsque le logement fait partie d’une copropriété où la régularisation annuelle des charges est fixée par le syndic à une date précise, indépendante de celle du départ du locataire.

Exemple de situation

Par exemple, un locataire quitte son logement en décembre, mais la régularisation des charges par le syndic intervient en mars de l’année suivante. Si la régularisation montre que les provisions versées par le locataire étaient inférieures aux charges réelles, l’ancien locataire devra régler la différence. Le propriétaire est en droit de réclamer ce paiement, même si le locataire a déjà quitté les lieux.

2. Démarches en cas de refus de paiement

Lorsqu'un locataire refuse de payer le complément des charges locatives après la régularisation, le propriétaire dispose de plusieurs recours légaux pour récupérer les sommes dues. Voici les démarches à suivre.

a) Retenue sur le dépôt de garantie

Le dépôt de garantie, prévu par l'article 22 de la loi du 6 juillet 1989, est une somme versée par le locataire au moment de la signature du bail pour couvrir d’éventuels manquements aux obligations locatives, y compris les charges impayées. En cas de régularisation tardive des charges, le propriétaire peut conserver jusqu’à 20 % du dépôt de garantie en prévision d’un complément à payer par l’ancien locataire. Cette retenue est légale et permet au propriétaire de se prémunir contre d’éventuelles difficultés de recouvrement.

Si la régularisation annuelle des charges révèle que le montant des provisions versées par le locataire est insuffisant pour couvrir les charges réelles, et que les 20 % retenus ne suffisent pas, le propriétaire devra réclamer le solde restant dû au locataire. À l’inverse, si le montant retenu dépasse ce qui est dû, le propriétaire est tenu de restituer le surplus au locataire.

b) Envoi d'une mise en demeure

Lorsque le locataire refuse de payer le complément des charges, la première action à entreprendre est l’envoi d’une mise en demeure. Cette mise en demeure doit être envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception. Elle doit inclure un décompte détaillé des charges, précisant les différentes catégories de dépenses (entretien, chauffage, eau, etc.), la méthode de répartition utilisée pour calculer la part due par le locataire, et les pièces justificatives telles que les factures, les relevés de charges, et le budget prévisionnel de la copropriété.

Selon la loi du 6 juillet 1989, ces pièces justificatives doivent être tenues à la disposition du locataire pendant une durée de six mois après l’envoi du décompte. Le locataire a le droit de consulter ces documents pour vérifier la légitimité des sommes réclamées. L’envoi d’une mise en demeure est une étape cruciale, car elle formalise la demande de paiement et constitue une preuve en cas de litige ultérieur.

c) Recours à la Commission départementale de conciliation

Si la mise en demeure reste sans effet ou si le locataire persiste dans son refus, le propriétaire peut saisir la Commission départementale de conciliation (CDC). Ce recours est prévu par l'article 20 de la loi n° 89-462. La Commission a pour mission de faciliter la résolution amiable des conflits locatifs. Bien que son avis soit purement consultatif, il peut exercer une pression sur le locataire pour qu’il régularise sa situation. Cette étape permet d’éviter une procédure judiciaire plus longue et coûteuse, tout en tentant de trouver un accord acceptable pour les deux parties.

d) Saisine du tribunal d’instance

En cas d’échec de la conciliation, le propriétaire a la possibilité de saisir le tribunal d’instance du lieu où est situé le logement. Le tribunal est compétent pour trancher les litiges relatifs aux baux d'habitation. Le juge peut prononcer une injonction de faire, qui contraint le locataire à s’acquitter du complément de charges dû.

La procédure de saisine du tribunal doit être réalisée dans les trois ans suivant la régularisation des charges, conformément à l'article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989. Ce délai de prescription s’applique également aux régularisations de charges des années précédentes, tant que le propriétaire agit dans les délais légaux. Si le locataire est en difficulté financière, le tribunal peut également autoriser un paiement échelonné pour alléger la charge immédiate.

3. Prévenir les litiges

Pour éviter les conflits relatifs au paiement des charges locatives, il est essentiel d'adopter des pratiques préventives qui respectent les obligations légales et favorisent une bonne communication avec le locataire.

a) Régularisation annuelle des charges

L’une des premières mesures pour prévenir les litiges est de procéder à la régularisation annuelle des charges de manière systématique. Conformément à l'article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, le propriétaire est tenu de régulariser les charges locatives au moins une fois par an. Cette régularisation permet de comparer les provisions versées par le locataire avec les charges réelles engagées. En procédant à cette régularisation régulièrement, le propriétaire évite l'accumulation de montants importants à réclamer en une seule fois, ce qui peut souvent être source de désaccords.

Lorsque le locataire est encore en place, une régularisation annuelle permet d’ajuster les provisions pour l'année suivante, évitant ainsi les surprises désagréables au moment du départ. Une communication claire et transparente sur les montants dus, ainsi que la mise à disposition des pièces justificatives, contribue à instaurer une relation de confiance avec le locataire et à minimiser les risques de contestation.

b) Échelonnement des paiements

En cas de régularisation tardive des charges, la loi ALUR (loi n° 2014-366 du 24 mars 2014) offre une solution pour faciliter le recouvrement des sommes dues : l'échelonnement du paiement des arriérés sur 12 mois. Cette option est particulièrement utile lorsque les montants réclamés sont élevés et que le locataire rencontre des difficultés financières pour régler la totalité du complément en une seule fois.

L'échelonnement permet de répartir la charge financière sur plusieurs mois, rendant le paiement plus supportable pour le locataire. En contrepartie, cela augmente les chances pour le propriétaire de récupérer l’intégralité des sommes dues sans recourir à des mesures coercitives qui pourraient détériorer la relation avec le locataire. Cette approche préventive et souple est souvent plus efficace que des actions judiciaires, qui peuvent être coûteuses et chronophages.

c) Communication proactive

Enfin, une communication proactive avec le locataire est cruciale pour éviter les malentendus et les litiges. Informer le locataire à l'avance des régularisations à venir, expliquer clairement les montants demandés, et répondre à toutes ses questions ou préoccupations permet de désamorcer les tensions. Une relation basée sur la transparence et la confiance réduit considérablement les risques de conflit.

Conclusion

Face à un locataire refusant de payer le complément des charges, plusieurs recours sont à votre disposition. En respectant les procédures légales, vous maximisez vos chances de récupérer les sommes dues. N’oubliez pas que la réactivité et le respect des délais sont essentiels pour faire valoir vos droits.

FAQ sur la régularisation des charges locatives

1. Quels documents sont nécessaires pour prouver les charges réelles lors de la régularisation ?

Pour prouver les charges réelles lors de la régularisation, le propriétaire doit fournir une série de documents justificatifs. Conformément à la loi du 6 juillet 1989, ces documents peuvent inclure des factures d'énergie, d'eau, et de services collectifs (comme le nettoyage ou la maintenance des ascenseurs), ainsi que le budget prévisionnel de la copropriété, les relevés de charges, et les contrats d’entretien. Le propriétaire doit mettre ces documents à disposition du locataire pour consultation pendant une période de six mois, afin de garantir la transparence du processus.

2. Que faire si le locataire conteste le montant des charges après régularisation ?

Si le locataire conteste le montant des charges après régularisation, il est conseillé de vérifier les calculs et de réexaminer les documents justificatifs pour s'assurer qu'il n'y a pas d'erreur. Si le désaccord persiste, le locataire peut solliciter une conciliation amiable via la Commission départementale de conciliation. En dernier recours, le litige peut être porté devant le tribunal d’instance, qui tranchera sur la légitimité des montants réclamés.

3. Le locataire peut-il refuser de payer les charges si elles ne sont pas régularisées à temps ?

Non, le locataire ne peut pas refuser de payer les charges même si la régularisation n'a pas été effectuée à temps. Cependant, le propriétaire doit respecter un délai de prescription de trois ans pour réclamer les charges non régularisées, comme prévu par l'article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989. Si le propriétaire tarde trop à effectuer la régularisation, cela peut compliquer le recouvrement, surtout si le locataire estime que la demande est tardive ou injustifiée.

4. Comment calculer les charges au prorata pour un locataire qui quitte le logement en cours d'année ?

Lorsqu'un locataire quitte le logement en cours d'année, les charges doivent être calculées au prorata de la durée de son occupation. Cela signifie que le propriétaire doit diviser le montant total des charges annuelles par 12 mois et multiplier par le nombre de mois d’occupation du locataire. Cette méthode assure une répartition équitable des charges entre le locataire sortant et le nouveau locataire, ou entre le locataire sortant et les autres occupants de l’immeuble.

5. Peut-on inclure des charges exceptionnelles dans la régularisation des charges locatives ?

Les charges locatives répercutées sur le locataire doivent être uniquement des charges récupérables, c'est-à-dire celles définies par décret et relevant de l'usage normal du logement. Les charges exceptionnelles, telles que les travaux de rénovation ou de réparation structurelle, ne peuvent pas être incluses dans la régularisation. Ces coûts sont généralement à la charge du propriétaire. L'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 précise que seules les charges directement liées à l’entretien courant et aux services rendus au locataire sont récupérables.

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